Инструкции

В Центральной дирекции установлен единый порядок проведения  корректирующих и предупреждающих действий в зависимости от тяжести допущенного транспортного происшествия или иного события (Приложение № 12).

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины несоответствия и предупреждения его повторного возникновения.

Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

Несоответствие - невыполнение требования.

Потенциальное несоответствие - несоответствие, которое может возникнуть под воздействием негативных тенденций или факторов, которые появляются в ходе реализации процесса или деятельности.

Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

Риск – влияние; следствие влияния неопределенности на достижение поставленных целей. Риск часто представляют в виде последствий возможного события (включая изменения обстоятельств) и соответствующей вероятности.

Целью реализации корректирующих действий (далее - КД) является предупреждение случаев повторного появления несоответствий за счет мероприятий, направленных на устранение причин, вызвавших эти несоответствия.

Достижение данной цели обеспечивается посредством выполнения следующих задач:

• анализ выявленных несоответствий для установления причин их появления;
• разработка мероприятий, направленных на устранение причин несоответствий;
• реализация мероприятий по устранению причин несоответствий;
• анализ результатов предпринятых корректирующих действий.

 

Управление корректирующими действиями осуществляется по следующему алгоритму:

Руководитель подразделения, в котором было выявлено несоответствие, назначает ответственного за анализ и устранение причин несоответствия (ответственный за КД). Ответственный за КД реализует необходимые меры коррекции, выявляет причины возникновения несоответствия, оценивает степень риска его повторного появления, утверждает у руководителя подразделения соответствующие КД. Ответственный за КД имеет право привлекать других сотрудников подразделения, в котором было выявлено несоответствие, для решения вышеуказанных вопросов.

 С целью установления причин существующих (фактических) несоответствий, особое внимание, при их анализе, обращается на документы, определяющие требования к соответствующим процессам (или продукции), а также наличие применимых ресурсов, включая подготовку персонала, его опыт и компетентность (квалификацию). Негативные тенденции, установленные в результате анализа, рассматриваются на предмет их изменения в лучшую сторону.

Причины несоответствий могут быть на уровне взаимоотношений с другими подразделениями как на уровне Центральной дирекции, Дирекции, Центра, железнодорожной станции, а также на уровне исполнителя и его рабочего места.

При проведении анализа необходимо также учитывать специфику несоответствия с целью определения наиболее эффективных корректирующих действий, которые могут включать:

• внесение изменений в существующие внутренние руководящие документы;
• разработку новых внутренних руководящих документов;
• действия по повышению компетентности (квалификации) персонала;
• внедрение и освоение новых технологий, технических средств.

Состав, содержание, сроки и ответственность за выполнение разработанных корректирующих действий должны соответствовать:

• уровню проблемы;
• масштабности выявленного несоответствия;
• объемам ресурсов, требуемым для коррекции и устранения причин несоответствия.

При планировании корректирующего действия необходимо определить способ проверки его результативности, который будет использоваться на этапе проверки.

Планирование КД включает оценку важности проблем и выражается через потенциальное воздействие на такие аспекты, как:

• эксплуатационные затраты, связанные с производством продукции;
• цена несоответствия продукции и услуги, включая потерю (ущерб) репутации Дирекции, потерю потребителя, а также дополнительные эксплуатационные затраты;
• надежность;
• безопасность;
• удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон.

Сроки проведения КД по результатам внутренних аудитов как правило не должны превышать двух месяцев с момента регистрации выявленного несоответствия.

 Разработка КД должна осуществляться по методу «5W+1H+1S» и выполняется в соответствии с формой:

Порядок заполнения полей:

В поле «Что?» должна быть записана формулировка мероприятия, которое требуется осуществить. Мероприятие должно быть направлено на устранение причины возникновения несоответствия/потенциального несоответствия. Мероприятие желательно сформулировать в виде конкретной задачи, удовлетворяющей следующим условиям - оценка результата в количественных показателях, ограничение во времени, определение необходимых ресурсов. При необходимости, исполнитель проводит согласование с заинтересованными сторонами (например, поставщиками, потребителями, задействованными подразделениями и т.д.).

В поле «Зачем? (ожидаемый результат)» должна быть описана необходимость применения данного мероприятия (ожидаемый результат от выполнения мероприятия). Можно указать причину возникновения несоответствия/потенциального несоответствия, для исключения которой будут осуществляться мероприятия. Формулировка может предполагать определенный метод решения. Она может содержать информацию об уже предпринятых мероприятиях (например, информацию о уже проведенных корректирующих действиях). Формулировка может рассматривать взаимосвязь данного мероприятия с другими.

В поле «Кто?» должна быть указана должность ответственного исполнителя за выполнение данного мероприятия, а также может быть указана его фамилия. Исполнителю должны быть делегированы ответственность, соответствующие полномочия и выделены ресурсы для выполнения данного мероприятия. Допускается в данном поле через дробь указывать также руководителя (подразделение) осуществляющее контроль по выполнению данного мероприятия.

Необходимо указать в поле «Где?» место, либо объект, к которому будут применены мероприятия. Место/объект должны быть конкретно идентифицированы (подразделение, рабочее место).

В поле «Когда?» временным интервалом указывается срок выполнения мероприятия с даты начала по дату окончания реализации мероприятия, а также отдельной строкой указывается срок (при необходимости, можно указать временной интервал), когда информация о статусе мероприятия должна поступить руководителю структурного подразделения. Если необходимо, дата выполнения мероприятия может уточняться временем. Перенос мероприятий возможен в отдельных случаях при согласовании с руководителем структурного подразделения.
Срок инициации переноса определяется руководителем структурного подразделения. Перенос оформляется исполнителем мероприятия (поле «Кто?»).

В поле «Как?/Ресурсы» должны быть определены возможные способы выполнения мероприятия. Необходимо проанализировать каждый предложенный способ на предмет: достижения целей (поле «Зачем?»), удовлетворения бюджета/ресурсов, выявления рисков того, что мероприятие может быть не выполнено. По результатам анализа выбирается наилучший способ выполнения мероприятия и заносится в поле «Как?». Для выполнения одного мероприятия может быть определено несколько разных способов. Способы могут быть взаимосвязаны и/или дополнять друг друга и формулируются в описательной форме - если подразумевается какое-либо конкретное действие, делается ссылка на документ – если в нём указано, каким образом и на основании чего выполняется действие. Для каждого способа при необходимости указываются требуемые ресурсы (затраты на выполнение).

В поле «Статус» должен быть указан уровень выполнения мероприятия. Поле «Статус» служит для мониторинга и заполняется исполнителем конкретного мероприятия (поле «Кто?») с установленной периодичностью (поле «Когда?»). До утверждения заполненной формы «5W+1H+1S» поле «Статус» должно оставаться пустым. Поле «Статус» должно заполняться только на основании документированных свидетельств или данных, не вызывающих сомнения (объективные свидетельства), с указанием даты проверки. Термины, в которых заполняется поле «Статус», должны трактоваться однозначно и не противоречиво. Руководитель Дирекции или структурного подразделения Дирекции должен получить подтверждение, а исполнитель информировать его о статусе мероприятия не позднее последнего дня указанного в поле «Когда?».

 В случае несоблюдения сроков исполнитель мероприятия, ответственный за исполнение должен:

• заранее проинформировать об этом руководителя подразделения;
• занести в поле «Статус» формы «5W+1H+1S» статус мероприятия и причину несоблюдения сроков;
• согласовать с руководителем подразделения новый срок выполнения мероприятий;
• передать старую и получить новую форму «5W+1H+1S» с измененными сроками или отказ в ее получении.

В случае отсутствия информации о выполнении мероприятия или не соблюдением сроков выполнения мероприятия, руководитель структурного подразделения должен запросить у исполнителя информацию о статусе мероприятия и причинах нарушения сроков выполнения.

Возможна ситуация, когда выполнение мероприятия после согласования признано нецелесообразным, в этом случае исполнителем должна быть сделана соответствующая отметка в поле «Статус» с указанием причины и оформлена служебная записка руководителю структурного подразделения.

Внесение изменений в утвержденные мероприятия возможно при получении от лица, утвердившего эти мероприятия, соответствующего согласования и оформления приказа или распоряжения.

Заполненная форма «5W+1H+1S» утверждается руководителем Центральной дирекции, Дирекции или руководителем соответствующего подразделения. Если до утверждения заполненной формы «5W+1H+1S» произошло нарушение временных ограничений (поле «Когда?»), то их требуется пересмотреть для конкретного мероприятия.

Проверка внедрения и исполнения принятых решений в отношении несоответствий, включая соблюдение установленных сроков выполнения определенных КД, проводится при проведении проверок и селекторных совещаний, а также аудиторами, ревизорами движения при проведении внутренних проверок (аудитов). Если реализованное КД признано нерезультативным, то проводится повторный анализ причин несоответствия с дальнейшей последовательной реализацией этапов деятельности по управлению КД. Информация о статусе реализации корректирующих действий является входными данными для осуществления анализа СМБД со стороны руководства.

Целью реализации предупреждающих действий является своевременное выявление и устранение причин потенциальных несоответствий, а также предупреждение их появления.

Достижение данной цели обеспечивается посредством выполнения следующих задач:

• идентификация потенциальных несоответствий и определение причин их возможного возникновения;
• определение и проведение необходимых предупреждающих действий;
• регистрация и анализ результатов предпринятых предупреждающих действий.

 Потенциальное несоответствие может быть обнаружено в результате проведения аудита, проверки или текущего мониторинга, а также в ходе реализации корректирующих действий или посредством анализа системы менеджмента безопасности движения со стороны руководства.

 Алгоритм и порядок управления предупреждающими действиями аналогичен алгоритму управления корректирующими действиями.

Рассмотрение хода выполнения требований документов, разработанных по результатам расследования транспортных происшествий, событий и отказов технических средств (протоколов, телеграмм, распоряжений, приказов, мероприятий по допущенным событиям) осуществляется руководителем Дирекции, структурного подразделения Дирекции, допустившими данное происшествие, событие или отказ, ежемесячно до полного выполнения мер, предусмотренных вышеуказанными документами. 

Необходимость рассмотрения хода выполнения мер, разработанных по результатам расследования для исполнения во всех Дирекциях, структурных подразделениях Дирекций устанавливается документом, сопровождающим данные меры в указанные адреса.